ЭТрН с 1 сентября 2026: что нужно сделать грузоотправителю и перевозчику

Что важно знать

• Основание — закон № 140-ФЗ от 07.06.2025: перевозочные документы оформляются в электронном виде и передаются в государственную систему ГИС ЭПД.
• Обязанность касается всех участников коммерческой перевозки: грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и экспедитора.
• Бумага допустима только в исключениях из приказа Минтранса № 262 от 01.06.2026.
• До 1 марта 2027 года за бумажную накладную на дороге не штрафуют. Но обязанность уже действует, и налоговые риски остаются.

Какие документы стали электронными

Документ	Вид транспорта
Транспортная накладная (ЭТрН)	Автомобильный
Заказ (заявка) на перевозку	Автомобильный
Экспедиторские документы	Все виды
Авиационная и железнодорожная накладные	Авиа, ж/д

Электронный путевой лист обязателен при перевозке алкоголя, для остальных грузов — по желанию.

Когда можно оформить накладную на бумаге

Перечень исключений закрытый и установлен приказом Минтранса № 262. В него входят, например:

• технический сбой ГИС ЭПД или информационной системы участника;
• перевозка в районах без доступа к интернету — по утверждённому перечню территорий;
• перевозка для личных нужд;
• случаи, когда отправитель и получатель — одно лицо;
• чрезвычайные ситуации, режим повышенной готовности, отдельные виды специальных грузов.

Если ваша перевозка не подпадает под исключение — нужна ЭТрН.

Что со штрафами

По поручению президента (Пр-1784 от 19.07.2026) до 1 марта 2027 года полиция и Ространснадзор за бумажную накладную вместо электронной не штрафуют, а ограничиваются устным замечанием. Но это касается только штрафов при проверке на дороге. Налоговая по-прежнему может не признать расходы на перевозку или вычет НДС, если документы оформлены не так, как требует закон.

Какие подписи нужны

Кто подписывает	Какая подпись
Руководитель организации	Квалифицированная (КЭП)
Логист, кладовщик, менеджер	Своя КЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД), см. статью про МЧД
Водитель	Подписывает с телефона, например через бесплатное приложение «Госключ» от Минцифры — покупать отдельную подпись не нужно

Что сделать сейчас: чек-лист

• Определите свою роль в перевозках: вы отправитель, перевозчик, получатель или экспедитор — от этого зависит, какие титулы ЭТрН вы подписываете.
• Выберите оператора ЭПД и подключитесь — документы в ГИС ЭПД передаются только через операторов.
• Выпустите КЭП и оформите МЧД всем, кто будет подписывать накладные от имени компании.
• Договоритесь с контрагентами: через какого оператора они работают и кто какой титул подписывает.
• Установите водителям приложение для подписи накладных (например, «Госключ») и проведите тестовую перевозку.
• Настройте хранение: перевозочные документы нужно хранить не меньше 5 лет.

Не хотите разбираться сами?

Возьмём всё на себя: выпустим подписи и доверенности, настроим обмен с контрагентами у других операторов и выгрузку из 1С, поставим водителям приложение и проведём первую перевозку вместе с вами. Подробности — на странице про ЭТрН.

Материал подготовлен по закону № 140-ФЗ от 07.06.2025 и приказу Минтранса № 262 от 01.06.2026. Правоприменение в переходный период уточняется — следите за обновлениями или спросите нас.