МЧД в 2026 году: кому нужна машиночитаемая доверенность и как её оформить

Что такое МЧД

Машиночитаемая доверенность — электронный аналог бумажной доверенности в формате, который понимают информационные системы. Её подписывает руководитель своей квалифицированной подписью, а сотрудник прикладывает к документам, которые подписывает от имени компании.

Раньше многие компании выдавали сотрудникам подписи «на организацию». Теперь подпись сотрудника выпускается на него как на физлицо, а полномочия подтверждает МЧД. Подпись руководителя передавать сотрудникам нельзя.

Кому нужна МЧД

• Бухгалтеру, который подписывает и отправляет отчётность в ФНС, СФР и Росстат.
• Кладовщику и менеджеру, которые подписывают УПД, счета-фактуры и акты в ЭДО.
• Логисту, который подписывает транспортные накладные, см. статью про ЭТрН.
• Сотруднику магазина или бара, который работает в ЕГАИС и «Честном ЗНАКе».
• Представителю на торгах, если заявки подаёт не руководитель.

Если документы подписывает только руководитель своей подписью — МЧД не нужна.

Как оформить МЧД: по шагам

1. Подпись сотрудникаСотрудник получает КЭП на своё имя в удостоверяющем центре — такие подписи мы выпускаем сами, обычно за 15 минут. Нужны паспорт, СНИЛС и ИНН.
2. ПолномочияРуководитель создаёт доверенность и выбирает полномочия: какие документы и в какие системы сотрудник может подписывать.
3. Подпись руководителяРуководитель подписывает МЧД своей КЭП, после чего доверенность регистрируется в реестре.
4. РаботаСотрудник подписывает документы, а система сама прикладывает МЧД к каждому отправлению.

В СБИС всё это делается в одном окне. Самое частое затруднение — какие полномочия выбрать. Спросите нас, подскажем под задачи конкретного сотрудника.

Сколько действует МЧД

Срок указывается в самой доверенности. Если его не указать, по Гражданскому кодексу доверенность действует один год со дня выдачи. Отдельно следите за сроком подписи сотрудника: сертификат тоже действует ограниченное время, и после его окончания документы подписать не получится, даже если МЧД ещё действует.

Частые ошибки

• Не те полномочия. В МЧД указано «подписание УПД», а сотрудник сдаёт отчёт — налоговая отчёт не примет.
• Истёк срок доверенности или подписи — документы возвращаются с отказом.
• Не отозвали МЧД при увольнении. Пока доверенность действует, бывший сотрудник формально может подписывать документы — отзовите её в день увольнения.
• Ошибки в данных — ИНН, СНИЛС или ФИО в доверенности не совпадают с данными в подписи.

Сколько стоит

Подпись для сотрудника — от 4 000 ₽, машиночитаемая доверенность — от 1 100 ₽ (цены удостоверяющего центра «Тензор»; в вашем регионе сумма может отличаться). Подробнее о видах подписей — на странице электронная подпись.